В программу включаются все планируемые мероприятия, определяется срок и место их проведения, должностные лица (структурные подразделения), ответственные за их проведение.

Накануне приема иностранных представителей на предприятии служба безопасности (режимно-секретное подразделение) разрабатывает списки сотрудников, которые уполномочены участвовать в приеме иностранных представителей. Такие списки могут разрабатываться на календарный год. Перед утверждением руководителем предприятия эти списки согласовываются с органом безопасности. Работники предприятия, допущенные к конфиденциальной информации, в них, как правило, не включаются и в проведении мероприятий по приему иностранных представителей участия не принимают. В исключительных случаях допускается их участие в решении отдельных вопросов, при этом не раскрываются сведения об их принадлежности к структурному подразделению, штатными сотрудниками которого они являются, и о наличии у них допуска к конфиденциальной информации. Участие этих лиц в проведении приема иностранных представителей также согласовывается с органом безопасности.

К мероприятиям, связанным с приемом иностранных представителей, в том числе — к участию в переговорах, могут привлекаться сотрудники взаимодействующих предприятий по ходатайствам их руководителей.

Сотрудники, участвующие в мероприятиях по приему иностранных представителей, обязаны: