Должностное лицо, ответственное за проведение совещания, указанию руководителя предприятия (руководителя подразделения, организующего совещание) формирует список лиц, участвующих в совещании. Список составляется на основании письменных обращений руководителей предприятий, приглашенных участвовать в совещании, и решений руководителей подразделений предприятия-организатора о привлечении к участию в совещании сотрудников этих подразделений.

В списке указывают фамилию, имя, отчество каждого участника, его место работы и должность, номер допуска к сведениям составляющим государственную тайну, или номер решения рук водителя о допуске к иной конфиденциальной информации, и мера вопросов совещания, к обсуждению которых допущен участник. При необходимости в списке могут указываться и другие сведения.

Подготовленный список участников согласовывается с режимно-секретным подразделением (службой безопасности) предприятия-организатора совещания и утверждается руководителе этого предприятия, давшим разрешение на проведение совещания. Включенные в список участники совещания проходят в служебные помещения, в которых оно проводится, предъявляя сотрудникам службы охраны (службы безопасности) документ, удостоверяющий личность. Проход участников совещания в эти помещения может быть организован по пропускам, выдаваемы им исключительно на период проведения совещания и отличающимся от других используемых предприятием-организатором пропусков. Участники совещания имеют право посещения только тех служебных помещений, в которых будут обсуждаться вопросы, к которым эти участники имеют непосредственное отношение.