На заместителя руководителя предприятия также возлагается общая координация выполнения спланированных мероприятий. При отсутствии в структуре предприятия данного должностного лица, указанные задачи возлагаются на руководителя режимно-секретного подразделения (руководителя службы безопасности).

План мероприятий по защите информации при проведении совещания с участием представителей сторонних организаций содержит следующие основные разделы.

  1. Определение состава участников и их оповещение — порядок формирования списка лиц, привлекаемых к участию в совещании, и перечня предприятий, которым необходимо направить запросы с приглашениями; порядок подготовки и направления таких запросов, формирования их содержания.
  2. Подготовка служебных помещений, в которых планируется проведение совещания, — работа по выбору служебных помещений и проверке их соответствия требованиям по защите информации; необходимость и целесообразность принятия дополнительных организационно-технических мер, направленных на исключение утечки информации; оборудование рабочих мест участников совещания, в том числе средствами автоматизации, на которых разрешена обработка конфиденциальной информации; порядок использования средств звукоусиления, кино- и видеоаппаратуры.
  3. Определение объема обсуждаемой информации — порядок определения перечня вопросов, выносимых на совещание, и очередности их рассмотрения, оценки степени их конфиденциальности; выделение вопросов, к которым допускается узкий круг лиц, участвующих в совещании.