Носители конфиденциальной информации, содержащие материалы совещания, выдаются режимно-секретным подразделением (службой безопасности) участникам совещания под расписку, а после окончания совещания возвращаются. Контроль своевременного возврата этих носителей осуществляют сотрудники указанных подразделений.

Для записи хода совещания и обсуждаемых вопросов его участникам в установленном порядке выдаются рабочие тетради или рабочие блокноты, учтенные в службе безопасности (режимно-секретном подразделении) и имеющие соответствующий гриф секретности (конфиденциальности). Эти рабочие тетради (блокноты) по окончании совещания возвращаются в режимно-секретное подразделение (службу безопасности). При необходимости они могут быть секретной (конфиденциальной) почтой направлены для дальнейшего хранения и использования в организации, представители которых производили в них записи на совещании.

Итоговые документы совещания, а также материалы выступлений участников, в том числе и оформленные в электронном виде, в установленном порядке высылаются в организации, направлявшие на совещание своих представителей, а также в вышестоящие органы государственной власти (организации).