Уровень необходимого допуска личного состава определяется степенью секретности сведений (грифом секретности их носителей), с которыми они знакомятся (работают) в рамках исполнения должностных (функциональных) обязанностей. Уровень допуска для каждого должностного лица, работающего на предприятии, отражается в номенклатуре должностей.

При непосредственном оформлении допуска к государственной тайне для лиц, принимаемых на работу на должности, включенные в номенклатуру должностей, кадровый орган предприятия (лицо, ведущее кадровую работу) готовит необходимые материалы. Перечень таких материалов и соответствующие формы документов приведены в Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне. Основным документом, отражающим анкетные, автобиографические и другие данные оформляемого лица, является анкета, собственноручно им заполняемая.

Карточка о допуске — документ, подтверждающий наличие допуска к государственной тайне, содержащий отметки о согласовании допуска лица с органом безопасности и решении руководителя предприятия о допуске лица к носителям сведений, составляющих государственную тайну, а также отражающий трудовую деятельность оформляемого лица, его семейное положение и другую информацию. Форма карточки определяется формой допуска к государственной тайне для данного лица.

Перечисленные, а также другие необходимые документы направляют в орган безопасности с мотивированным письмом, содержащим обоснование необходимости допуска лица к сведениям соответствующей степени секретности.