По мере насыщения предприятий копировальной и компьютерной техникой все большую опасность приобретают расширившиеся возможности персонала предприятия подготавливать неучтенные копии с документов или распечатки информации, находящейся в памяти ЭВМ.

В этом случае, чтобы избежать негативных последствий, лучше всего централизовать доступ к копировальным устройствам или располагать их в достаточно открытых местах, исключающих тайное изготовление копий.

Что касается предотвращения несанкционированного изготовления распечаток на ЭВМ, то эффективность принимаемых мер будет зависеть от конкретных условий вашего предприятия. В одних условиях достаточны, например, меры по учету используемой в принтерах бумаги, в других — присутствие, при работе с информацией, составляющей коммерческую тайну, контролирующих лиц.

Важное место в системе правил, связанных с ведением секретного делопроизводства, занимают правила пересылки документальных и магнитных носителей информации во внешние организации или собственные филиалы.

При их разработке необходимо исходить из того, что после отправки носителей предприятие фактически теряет над ними контроль.

Данное обстоятельство диктует необходимость максимального сужения круга лиц, которым представляется право разрешать пересылку носителей коммерческой тайны.

Сама пересылка носителей осуществляется заказными или ценными письмами и заказными бандеролями. Наибольшую сохранность коммерческой тайны обеспечивает пересылка носителей через спецсвязь или с помощью нарочных из числа сотрудников предприятия, имеющих отношение к данным носителям.