Конфиденциальные документы должны храниться в сейфах или несгораемых металлических шкафах с надежными замками и запорами.

Одним из наиболее реальных каналов утечки информации является размножение документов, составляющей коммерческую тайну. Поэтому, предприняв меры контроля за этим процессом, можно оградить себя от многих неприятностей.

Традиционные меры включают:

Если такое подразделение есть, то уничтожение документов — одна из его главных задач. Все подлежащие уничтожению документы передаются в это подразделение, где и уничтожаются по акту специальной комиссией с помощью машин — измельчителей или сжиганием. Акт о произведенном уничтожении утверждается руководителем предприятия.

Отбор учтенных документов для уничтожения производит лицо, в ведении которого эти документы находятся, а разрешение на уничтожение дает руководитель структурного подразделения, проставляя соответствующую резолюцию на документе и в журнале учета.

Копии и проекты документов уничтожаются сотрудниками подразделения секретного делопроизводства без составления акта, с соответствующей отметкой в регистрационном журнале.