Учет носителей каждого вида осуществляется, как правило, в самостоятельных журналах с соблюдением требований общего делопроизводства.

На титульном листе документа или дела, а также на магнитных носителях и экспонированных фотопленках проставляется гриф «коммерческая тайна», указывается учетный номер, входящий или инвентарный, дата, количество листов, массивов данных или число кадров.

Отметка о количестве исполненных или отпечатанных материалов делается на последнем листе документа вместе с учетным номером.

Помещения, в которых ведется работа с конфиденциальными документами, должны хорошо охраняться, а доступ в эти помещения должен быть закрыт для посторонних лиц. Помещения, в которых конфиденциальные документы хранятся, должны иметь прочные пеpекpытия и стены, усиленную металлическую дверь, прочные оконные pамы с двойными стеклами и решеткой, плотные шторы, не позволяющие вести пpосмотp помещения со стороны улицы.

Хранилище конфиденциальных документов должно быть оборудовано охранной и пожарной сигнализацией и тщательно охраняться силами внутренней охраны.

Доступ в хранилище должен быть строго ограничен. Не рекомендуется располагать такое помещение на первом и последнем этажах здания, т.к. это упрощает несанкционированный доступ.